ראו את Areca בפעולה:
שלושה תרחישי גבייה

תרחיש זה מכסה בעיית גבייה נפוצה וגוזלת זמן: לקוח הזקוק לדוחות שעות כדי לאשר חשבונית בעלת ערך גבוה. חשבונית זו, בסך 156,000 ₪, מכסה את עבודתם של 3 עובדים. תהליך זה מתרחש כ-50 פעמים בחודש ויכול לעכב תשלומים אם אינו מטופל במהירות. Areca מופקדת על ניהול תהליך רב-שלבי זה עבור חשבונית שנשלחה לחברת CDATA.

בעלי עניין

דנה

מנהלת גבייה, קבוצת אמן

איילת

מנהלת משאבי אנוש, CDATA

Areca

סוכנת גבייה AI

כלים

Priority

מערכת ERP

Microsoft Outlook

פלטפורמת אימייל

בקשת Human-in-the-Loop

Areca מזהה חשבונית המיועדת ל-CDATA ומנסחת בקשה לאישור מדנה. לאחר בדיקתה, האימייל נשלח ומתועד ב-ERP.

הלקוחה מבקשת Timesheet

איילת מקבלת את בקשת החשבונית ומשיבה בבקשה לדוחות השעות התואמים כדי לאמת את החיובים לפני התשלום.

אישור ותשובה עם מסמך

מנוע ה-NLU של Areca מבין את הבקשה. הוא מאחזר אוטומטית את דוחות השעות הנכונים, מצרף אותם לתשובה, ומנסח טיוטה לאישור מדנה, תוך בקשה יזומה לתאריך תשלום.

תאריך תשלום מאושר

לאחר בדיקת דוחות השעות, איילת משיבה עם אישור ותאריך תשלום ספציפי.

ניתוח חכם ועדכון ERP

מנוע ה-NLU של Areca מעבד את תשובתה של איילת, מבין את ההתחייבות, ומחלץ את תאריך התשלום המובטח. לאחר מכן, הוא רושם אוטומטית תאריך זה במערכת ה-Priority ERP, ומוודא שהרשומה מעודכנת.

ניטור תשלום והסלמה

Areca בודקת אוטומטית את ה-ERP יום לאחר תאריך התשלום המובטח. היא מוצאת שהחשבונית עדיין לא שולמה ויוזמת מעקב דחוף.

תזכורת דחופה אוטומטית

מכיוון שהלקוחה פספסה את תאריך התשלום שהתחייבה לו, Areca שולחת אוטומטית תזכורת עם שורת נושא "דחוף" כדי לקבל תשומת לב מיידית.

תשלום התקבל והתהליך נסגר

התשלום מתקבל. Areca מזהה את העדכון ב-ERP, מסמנת את החשבונית כשולמה, ושולחת הודעה אחרונה לדנה לסגירת הטיפול.

תהליך מורכב ורב-שלבי, שלעיתים קרובות גורם לעיכובים משמעותיים, הפך לאוטומטי לחלוטין. דנה נדרשה רק לאשר שני אימיילים. Areca טיפלה בבקשת המסמך, במעקבים ובאימות התשלום, ובכך הבטיחה שתזרים המזומנים לא ייפגע.

תרחיש זה עוסק באתגר המורכב של מחלוקת על חשבונית, הדורשת תיאום בין מספר בעלי עניין פנימיים וחיצוניים. חשבונית #P3M-512 בסך 360,000 ש"ח עבור שירותי פיתוח תוכנה נתקלה במחלוקת. הלקוח טוען כי חלק מהעבודה לא הושלם, בעוד שמנהל הפרויקט הפנימי טוען שהכל נמסר כמצופה. Areca חייבת לגשר על פער זה כדי להבטיח תשלום ולשמר את קשרי הלקוחות.

בעלי עניין

אדלינה

מנהלת גבייה, קבוצת אמן

אורית

מנהלת כספים, לקוח

דור

מנהל פרויקט, קבוצת אמן

Areca

סוכנת גבייה AI

כלים

Priority

מערכת ERP

Microsoft Outlook

פלטפורמת אימייל

יומן

כלי תזמון פגישות

מעקב יזום

Areca מזהה שהחשבונית מתקרבת למועד הפירעון ועדיין לא שולמה, ושולחת תזכורת ידידותית כדי לבדוק את סטטוס התשלום.

הלקוחה מעלה מחלוקת

אורית משיבה ומציינת שיש מחלוקת לגבי היקף העבודה, וכי לא ניתן לבצע תשלום עד לפתרונה.

Areca מנתחת, מזהה בעלי עניין, ומציעה תוכנית

Areca מזהה את המחלוקת, מזהה את מנהל הפרויקט (דור) כבעל העניין הפנימי, ומודיעה לאדלינה עם תוכנית פעולה: לתאם תגובה משותפת.

Human-in-the-Loop: בדיקת תגובה מתואמת

Areca מנסחת טיוטת אימייל המיועדת לאורית, ומוסיפה את דור כנמען כדי שיספק את ההקשר הטכני. הטיוטה נשלחת לאדלינה לבדיקה סופית.

תגובה מתואמת נשלחה

לאחר אישורה של אדלינה, האימייל נשלח לאורית ולדור. דור מספק את ההבהרות הנדרשות כדי לטפל בחששות הלקוחה.

הלקוחה מציעה מועד לפגישה

אורית מסכימה לשיחה ומציעה זמנים אפשריים, ומבקשת לתאם מול כל המעורבים.

Areca מתאמת את שיחת הפתרון

Areca קוראת את האימייל, מזהה את בקשת הפגישה, בודקת את זמינות היומנים של כל המשתתפים, ומוצאת זמן שמתאים לכולם. לאחר מכן, היא שולחת הזמנה לפגישה.

המחלוקת נפתרה והושגה הסכמה

לאחר הפגישה, אורית שולחת אימייל לאדלינה המאשר שהמחלוקת נפתרה וכי החשבונית אושרה לתשלום מלא.

Areca מעדכנת את ה-ERP ומנטרת לתשלום

Areca מעבדת את אימייל האישור, משנה את סטטוס החשבונית חזרה ל"מאושר", ומגדירה תזכורת למעקב אם התשלום לא יתקבל כצפוי.

תשלום התקבל והתהליך נסגר

התשלום מתקבל. Areca מאמתת זאת ב-ERP, מסמנת את החשבונית כשולמה, וסוגרת את הטיפול במחלוקת.

מחלוקת שהייתה עלולה להימשך שבועות ולדרוש מעורבות ידנית משמעותית נפתרה ביעילות תוך ימים ספורים. Areca ניהלה את התקשורת, תיאמה את הפגישה, ותיעדה כל שלב. התוצאה היא פתרון מהיר יותר, שיפור בקשרי לקוחות והבטחת התשלום.